Different Web e Federcongressi: seminario sulla gestione delle nuove tecnologie in ambito FAD

Grande successo per l’evento organizzato in collaborazione con Federcongressi, “Governare le tecnologie per organizzare eventi online e formazione” che si è tenuto l’11 settembre a Milano. Nella bellissima cornice di Palazzo Mezzanotte abbiamo approfondito con i numerosi presenti il tema delle tecnologie della formazione a distanza, con...


Grande successo per l’evento organizzato in collaborazione con Federcongressi, “Governare le tecnologie per organizzare eventi online e formazione” che si è tenuto l’11 settembre a Milano.
Nella bellissima cornice di Palazzo Mezzanotte abbiamo approfondito con i numerosi presenti il tema delle tecnologie della formazione a distanza, con particolare riferimento al mondo ECM.

In particolare durante la mattina si è parlato di Webinar, esaminandone le caratteristiche e le potenzialità sia nella fase di formazione al discente che a livello di organizzazione e distribuzione.

Nel pomeriggio si è allargato invece il tema agli LMS e agli degli altri strumenti utili per l’e-learning.
Un focus è stato riservato agli operatori ECM, con l’organizzazione di un evento FAD e il riutilizzo di un evento residenziale in ambito FAD.

Di seguito riportiamo l’articolo dedicato all’evento da Federcongressi (Grazie a Stefano Ferri).

La prima parte del seminario Governare le tecnologie per organizzare la formazione e gli eventi online, proposto dal Learning Center, diretto da Gabriella Gentile, organizzato con il supporto dell’Impresa Socia Different Web e tenutosi ieri, giovedì 11 settembre a Milano, presso Palazzo Mezzanotte, ha avuto come oggetto le modalità di organizzazione, distribuzione, realizzazione e progettazione di un evento webinar, le fasi in cui esso si articola, le tipologie e le piattaforme utilizzabili, i vantaggi, i canali di vendita e molto altro.

I relatori erano la Project & E-learning Manager Irene Soffiati e l’Account & Marketing Manager Giuseppe Zampolli.

COME ORGANIZZARE UN WEBINAR

Un webinar è evento raggiungibile solo tramite collegamento Internet. L’organizzatore sceglie una piattaforma, o scaricabile o web-based. L’utente ha bisogno di un link per accedere, con login a protezione dei dati. È sincrono, ossia on line e in diretta. Il range di durata è tra una e due ore. Oltre si appesantirebbe, i contenuti sono spesso densi.

È efficace e interattivo, ha una grande capacità di presentare nozioni e organizzare contenuti in modo non passivo ma partecipativo. È originale e distintivo. Fruibile da remoto, dunque molto comodo.

Fruibile da relatori autorevoli che non potrebbero intervenire fisicamente. Ha tempi di erogazione personalizzati, spese di organizzazione e costi ridotti. I contenuti sono utilizzabili anche successivamente, con possibilità di profitto.

Ma ha anche punti di debolezza: non c’è contatto visivo coi partecipanti e l’interazione è differente.

Per cui occorrono contenuti di qualità e di appeal, pause e possibilità di sperimentare l’interazione in modo originale. I contenuti tradizionali vanno riadattati. E i tempi sono ristretti. Ciò permette di rielaborare i contenuti e di condensare le ore di formazione. Infine vanno tenute presenti le difficoltà delle persone: nella tecnologia per i partecipanti, e nel format per i relatori. Serve dunque preparazione ferrata dello staff sulle metodologie.

Tantissime le tipologie, a seconda della caratterizzazione dei webinar. Quattro i macro-gruppi: web conference, web meeting, web training e promowebinar.

La web conference è una conferenza on line in cui uno o più relatori presentano un tema. Il web

Meeting è una riunione tra un gruppo ristretto di persone in cui tutti hanno necessità di presentare argomenti. Nel web training un educatore tiene lezioni e valuta gli studenti, o un’azienda consolida il rapporto con i clienti spiegando come funziona un prodotto o un servizio, od organizza sessioni di formazione per i propri dipendenti. Il promo webinar è infine strumento di marketing per creare interesse sui nuovi prodotti.

Quali le altre differenze? Il web meeting è per massimo 25 persone, mentre gli altri format sono destinabili anche a migliaia di partecipanti se la piattaforma li supporta. Il rapporto relatore-partecipanti è di uno a molti nel promo webinar, di pochi a molti negli altri. I web meeting sono più collaborativi che erogativi, mentre gli altri sono il contrario. La dinamica è sequenziale in web conference e web training, contemporanea nei web meeting e singola nei promo webinar.

La dotazione tecnica.

Occorrono sempre una buona connessione Internet, una webcam con cuffie e microfono, una location ottimale, con sfondo adeguato e senza distrazioni. Per il discente ci vogliono la connessione, la webcam con cuffie e microfono e la meeting invitation con link a proteggere i dati.

E poi occorre la piattaforma. Ce ne sono varie.

Hangouts di Google è gratuita (basta un account google per trasmettere), web based e il video viene salvato su Youtube.

Go to webinar/Go di meeting di Citrix richiedono il download e si addicono rispettivamente a centinaia di persone e a gruppi di 25.Consentono di creare report dettagliati sui partecipanti.

Poi c’è Anymeeting: gratuita la versione base, valida fino a 200 utenti. La pubblicità di lato è però eliminabile solo con la versione pro, più stabile e adatta anche a oltre 200 utenti.

Clickwebinar/Clickmeeting di Implix richiedono il download, valgono rispettivamente per 1000 e per 25 utenti. Interessante la funzione Q&A, moderabile.

Webex meeting/Training/Event di Cisco sono capaci rispettivamente fino a 500, 1000 e 3000 partecipanti, richiedono il download e offrono tool, qualità video e spazio di archivio variabili. Hanno funzioni di controll dell’attenzione degli utenti.

Infine Connect Pro di Adobe Connect, disponibile tramite download, ha un setup impegnativo ma funzionalità esclusive come uno spazio privato per il relatore, moltissimi tool e varie possibilità di interazione.

 

La gestione

Un webinar inizia con la pre-produzione, ben prima dell’evento in sé. Occorre una strategia, un’analisi degli obiettivi, del target e del linguaggio, degli strumenti tecnologici e dei contenuti. Quindi, una pianificazione e un programma che eviti la convocazione in orari che spezzino la giornata, o troppo mattinieri nei giorni festivi, oppure in contemporanea con grandi eventi. Infine è cruciale la strategia comunicativa: ci vogliono un sito web, una landing page, attività promozionali sui social e inviti ad hoc. Ex post bisogna poi capire cosa ha funzionato e cosa è migliorabile, anche tramite sondaggi, feedback e call to action.

 

Per quel che riguarda la gestione dell’evento vero e proprio, identifichiamo le seguenti fasi:

– Waiting room (per le piattaforme che la comprendono) coi saluti del relatore a ogni partecipante;

– Accoglienza e apertura, con indicazioni tecniche da parte degli organizzatori;

– Presentazione univoca dei contenuti da parte dei relatori;

– Contemporaneamente, raccolta delle domande da parte del moderatore, che poi le propone al relatore per la fase di interazione;

– Poi presentazione contenuti interattivi o di nuovi contenuti;

– Chiusura

Lo staff deve essere cospicuo se ci sono tanti relatori, con tante esigenze. Altrimenti meglio tre persone e basta: relatore, conduttore-moderatore e tutor-tecnico o regista.

Consigli: giocare d’anticipo e prepararsi a tutto.

Domande off topic? Nulla di male, avendo poco tempo, basta ricordare che l’evento verte su altro. Imprevisto? Il relatore è in ritardo? La connessione cade? Prendere la mailing list degli utenti e usarla per un live tweeting perché nessuno si senta “abbandonato”.

Rimane tempo? Preparare prima contenuti extra.

Troll e disturbatori? Contatto immediato con ciascuno di loro e blocco, tramite assistenza tecnica.

La distribuzione

Da dove partire per la scelta del canale? Elementi da considerare sono: il numero delle persone che il webinar radunerà, il livello di integrazione e di interattività, il tracciamento, la gratuità eventuale, il livello di protezione degli accessi.

Ecco alcune delle tecnologie disponibili.

Eventbrite è piattaforma che consente di distribuire webinar sporadici, gratuiti e a pagamento. Non permette la vendita di biglietti se non su fee da riconoscere al sistema. Può complicare la gestione ed è poco integrata con la struttura aziendale.

LMS e LCMS: consentono la gestione di contenuti pubblici e specifici per il training. Personalizzabile e scalabile in base all’utilizzo effettivo. Utile per strutturare l’offerta, creare molteplici dinamiche di lavoro, avere un eCommerce integrato. Necessita però di maggiori risorse interne di gestione. Ultima possibilità è la costruzione di sistemi ad hoc. Vi rientrano tutte le soluzioni integrate e costruite appositamente per i sistemi aziendali preesistenti. Quindi è possibile cablarle bene. Hanno elevato impatto sul brand e sono facilmente utilizzabili. Però sono dispendiosi per la loro creazione e per il mantenimento, e non permettono la gestione delle iscrizioni.

La promozione

I target vanno identificati e segmentati per demografia, posizione sociale/economica, ruoli lavorativi ecc. Numerose le fonti: storici aziendali, google analytics, ricerche di mercato, studi e tesi, analisi settoriali (acquistabili), enti governativi.

Due le tipologie di attività promozionali: outbound e inbound. Le prime sono quelle di push, che interrompono le attività del target per catturarne l’attenzione. Tipo i pop-up, le dem, gli sms, le notifiche su App, il telemarketing, i video adv. Sono costose e vanno quasi sempre esternalizzate. Può essere utile la call to action, tipo: iscriviti al webinar e otterrai uno sconto. Le attività inbound invece non costringono il target a interrompere le proprie attività: sono le adv on line, le attività di Seo, i blog e le news periodiche, le release in-App, le PR online, i webinar in generale, il social marketing. Tutte azioni gestibili internamente, meno costose, che però possono richiedere elevata continuità e profonda conoscenza dell’audience.

Cosa esporre in preventivo

Ecco una lista delle voci che gli organizzatori di un webinar dovrebbero presentare nei loro preventivi:

– gestione, progettazione e coordinamento

– licenza di uso del software

– creazione di logo, grafiche e kit

– attivazione della sessione

– preparazione stanza e configurazione

– predisposizione tecnica della location

– assistenza e formazione tecnica in loco per i docenti

– assistenza tecnica in remoto durante l’evento

– registrazione dell’evento.

 

EVENTI FAD: COSA SONO E COME ORGANIZZARLI

Procedure e tecnologie ad hoc.

La seconda parte del seminario Governare le tecnologie per organizzare la formazione e gli eventi online

ha approfondito la FAD (Formazione a distanza) per gli operatori ECM, e ha visto presente come discussant anche la Responsabile del  Progetto Provider ECM by Federcongressi&eventi Susanna Priore. Tre i temi fondamentali: cosa sono e come si organizzano gli eventi FAD (quanti crediti, il ruolo del tutor, lo sponsor…), come riutilizzare il contenuto di un evento residenziale per la FAD, e le attività di marketing implementabili sugli LMS (produzione, fidelizzazione e assistenza).

I relatori erano l’Account & Marketing Manager Giuseppe Zampolli e il Business Development Manager Cristiano Montorio

 

Cosa sono e come si organizzano gli eventi FAD

FAD è l’insieme di attività didattiche “a distanza” all’interno di un progetto educativo. C’è una FAD di prima generazione (la scuola per corrispondenza), una di seconda (multimediale: carta, a/v, registrazioni ecc), e una di terza, fatta in rete e con tecnologie digitali, gestito tramite software LMS.

L’e-learning comprende sia il prodotto formativo (ogni tipologia di materiale o contenuto offerto in formato digitale attraverso supporti informatici o di rete) sia il processo formativo (gestione dell’iter didattico).

La FAD è asincrona (luoghi diversi e tempi diversi, no presenza contemporanea di docente e studente) e sincrona (in tempo reale).

La FAD in ambito ECM è formazione su riviste, libri e cartaceo da un lato, o su qualsiasi canale online e offline dall’altro. Convegni, congressi, simposi e conferenze sono possibili prodotti FAD. La tipologia più diffusa è l’autoapprendimento senza tutoraggio, ovviamente con processo di valutazione. Entrambe queste modalità valgono un credito all’ora.

Valgono invece 1,5 crediti all’ora l’autoapprendimento con tutoraggio e la formazione residenziale interattiva, con massimo 25 partecipanti per ogni tutor/docente.

Vanno rispettate alcune regole:

– No reclutamento per corsi sponsorizzati.

– Durate corso max 12 mesi rinnovabile per ulteriori 12.

– Test valutazione finale con doppia randomizzazione (se a risposta multipla).

– Qualità percepita obbligatoria.

Ogni provider ha le sue tipiche tipologie di corsi FAD. Le case editrici ovviamente ne hanno di diverse da quelle delle società scientifiche ecc.

La gestione di un corso FAD ECM parte da alcuni elementi progettuali: i contenuti formativi e la selezione del docente; la definizione del target e il numero dei potenziali utenti; se il corso è sponsorizzato o no, avendo ben presenti le linee guida in materia di conflitto d’interesse; se il corso è a pagamento; e altri elementi (necessità del tutor, esigenze dello sponsor, dinamica di erogazione, durata, crediti ecc). Poi occorre esaminare le possibili voci di costo: pratiche e tasse di accreditamento, docenti e materiale formativo, realizzazione del modulo formativo, tecnologie per la gestione del processo e assistenza tecnica per i discenti, e l’eventuale tutoraggio. Quindi, l’erogazione: eventuali attività amministrative, di assistenza e organizzative. E infine, la chiusura: rendicontazione, report e statistiche, valutazione del progetto e calcolo del Roi.

 

La scelta della tecnologia

Vari i problemi cui l’organizzatore può andare incontro quando deve scegliere le tecnologie. Ci può essere incapacità di una visione globale sulle proprie esigenze causata dall’inesperienza, la frammentazione e la confusione delle proposte esistenti sul mercato, e la mancanza di risorse e di tempo. Si possono identificare tre tipologie di approccio a una strategia digitale integrata:

– sviluppare tecnologie internamente (anche integrando sistemi open source);

– software proprietari e costruiti su misura;

– sistemi cablati (più tecnologie integrate).

La prima soluzione implica la necessità di creare un reparto IT, il che è raramente sostenibile. La seconda soluzione dà molti svantaggi: la user experience può essere penalizzata da cambiamenti nell’interfaccia, e le funzioni di un fornitore non possono essere divise con altri. La terza soluzione è la più adatta, purché tutti i software possano condividere i dati: si tratta di utilizzare un LMS o un LCMS dedicato all’ambito ECM e integrato con altre tecnologie in uso dal Provider. Tutti i dati sono in questo modo sempre sincronizzati, il lavoro di gestione è ridotto al minimo, l’esperienza dell’utente è unificata e senza interruzione di continuità (registrazione, iscrizione, ricerca, acquisto e reporti- stica), e il Provider può evolvere integrando nuovi moduli.

Da sottolineare che il Provider ECM deve sempre avere la titolarità dei dati dell’utente: è un prerequisito richiesto esplicitamente da Agenas. E’ dunque importante, in progettualità con più attori, capire come e chi acquisisce la titolarità dei dati degli utenti iscritti.

Possibile la seguente classificazione di ambiti formativi: letture tradizionali, elettroniche (pdf), sistemi di slide + audio/video (slide di ppt, approfondimenti pdf, registrazioni a/v, altri contenuti legati al corso e alla relazione), moduli multimediali, realtà aumentata, app e sistemi assimilabili, web tv, web-meeting e streaming. Come scegliere il più adatto? Si devono considerare alcune variabili: se il materiale formativo è già disponibile o da creare ex novo, l’argomento del corso, il budget a disposizione e il tempo di realizzazione.

Le figure coinvolte nello sviluppo di un modulo formativo sono il docente, l’instructional designer, il grafico, il webmaster/programmatore e altri, quali illustratori, sviluppatori 3D ecc.

 

Il tutor e lo sponsor

Il tutor prevede quattro tipologie di competenze: competenze relative al contenuto del corso, tecniche, di tipo metodologico e in qualità di moderatore. Il tutor può essere il docente stesso. In ambito ECM è un supporto alla docenza (tutor scientifico).

Lo sponsor, dal canto suo, può essere coinvolto nella distribuzione del materiale promozionale ECM e deve sottostare a regole di trasparenza. Non può pubblicizzare prodotti all’interno del materiale formativo FAD e non può indicare nomi commerciali di farmaci, strumenti e presidi.

 

Come riutilizzare il contenuto di un evento residenziale per la FAD

La FAD raggiunge mercati non accessibili, permette economie di scala, consente la distribuzione di massa. E agevola la creazione di moduli formativi.

Come crearli? Varie le ipotesi: slide kit, video sincronizzati, podcast. Sono tutte alternative per contenuti salvati da eventi residenziali.

Vanno identificate alcune informazioni ex ante: vendita del progetto allo sponsor? Vendita al pubblico? Integrazione in sito congressuale o in App? creazione di un archivio on line? Il contenuto trasmesso sul web dipende dal canale e dalla tecnologie di erogazione. Il canale dipende insomma dall’obiettivo, dal target, dal segmento specifico, dalla strategia aziendale. E la tecnologia costruttiva è scelta anche in funzione della qualità formativa che si vuole ottenere.



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